Внедрение CRM «Битрикс24» и интеграция с мобильным приложением для школы танцев «Элефанк»

Клиент

«Элефанк» — школа танцев в Череповце, с четырьмя филиалами по городу и клиентской базой около 2000 человек. Компания активно развивает цифровые каналы, стремится к прозрачности процессов, автоматизации учёта и более эффективным коммуникациям с клиентами. 

Цель

Перенос бизнес-процессов из Listok CRM в облачную версию «Битрикс24» с последующей автоматизацией, подключением каналов коммуникации, интеграцией с мобильным приложением и внедрением инструментов учета и аналитики.

Задачи проекта

1. Подключение всех каналов коммуникации: телефонии, почты, Telegram, соцсетей
2. Интеграция CRM «Битрикс24» с мобильным приложением «Элефанк» 
3. Настройка автоматизации, бизнес-процессов и триггерных сценариев в воронках
4. Разработка собственного приложения в «Битрикс24» для учета посещений занятий и количества занятий у занимающихся
5. Разработка Telegram-бота для записи клиентов на мероприятия (не занятия)
6. Повышение вовлеченности сотрудников и упрощение внутреннего взаимодействия
7. Проведение диагностики, консультаций и поэтапное обучение работе в CRM

Провели системную настройку CRM

1. Перенесли логику учета клиентов и сделок из Listok CRM в CRM «Битрикс24».
2. Настроили сделки, воронки, кастомные поля и права доступа.
3. Адаптировали клиентские сценарии под механизмы «Битрикс24».

Теперь администраторы школы работают в единой системе, а клиенты не теряются между филиалами.

Подключили все каналы коммуникаций

1. Реализовали омниканальный подход к взаимодействию с клиентами — такой подход полностью соответствует требованиям e-commerce-среды. 
2. Интегрировали телефонию «Ростелеком», соцсети, почту и Telegram.
3. Настроили обработку и распределение заявок между менеджерами.
4. Включили уведомления и задачи по ключевым событиям.

Менеджеры получают все обращения в одном окне CRM и быстро отвечают, а клиенты — быстрее получают обратную связь. 

Автоматизировали работу с заявками и абонементами

• Настроили роботов, триггеры и смарт-процессы во всех воронках.
• Настроили автоматические сценарии по этапам воронки: от заявки до оплаты.
• Автоматизировали учет абонементов, оплат и обращений.

 

Интегрировали «Битрикс24» с мобильным приложением «Элефанк» средствами REST API

CRM-система «Битрикс24» предоставила значительные преимущества по сравнению с предыдущей: единое пространство для всех каналов коммуникации, автоматический сбор заявок и дополнительные инструменты, такие как модуль задач и база знаний.

Облачный портал обменивается данными с приложением благодаря запросам на различные кейсы:

• покупка абонемента,
• заморозка абонемента,
• разморозка абонемента,
• восстановление занятия,
• посещение занятия,
• пропуск занятия,
• и другие.

При этом клиенты в мобильном приложении получают различные пуш уведомления в ответ на свои действия, а сотрудники меньше тратят времени на рутинные задачи.

Подключили онлайн-оплату через «Юкасса»

Клиенты оплачивают абонементы в приложении и оперативно получают уведомления о статусе заявки и оплатах, а бухгалтерия получает прозрачный учет поступлений.

Кастомные доработки

Для некоторых задач клиента понадобилось добавлять кастомные решения. Разработали приложение внутри «Битрикс24» для учета посещаемости и количества оставшихся занятий по абонементам:

Администраторы выставляют статус занятия («Пропуск» и «Посещение»):

Создали Telegram-бота, через него клиенты самостоятельно записываются. Администраторам не нужно вручную собирать списки, а клиентам удобно зарегистрироваться онлайн.

Столкнулись с проблемой недостаточной гибкости штатных активити по работе с товарами. Реализовали кастомные активити, которые помогают гибко создавать и обновлять товары на основе данных в элементах смарт-процесса.

Встроили аналитику в CRM

• Настроили отчеты по доходам и расходам.
• Собрали BI-отчет с разбивкой по абонементам, тренерам и расходам.
• Руководство в реальном времени видит финансовую картину и может отслеживать эффективность подразделений.

Провели обучение сотрудников

• Провели встречи и консультации с командой клиента.
• Подготовили инструкции и демонстрации.
• Сопровождали проект на этапе внедрения и тестирования.

Результаты

1. Вся работа перенесена из прежней CRM в CRM «Битрикс24» — от заявок до финансов.
2. Автоматизировали учет посещаемости и абонементов.
3. Запустили Telegram-бот для записи на мероприятия.
4. Настроили омниканальную воронку: заявки из телефонии, соцсетей, мессенджеров и онлайн-оплат обрабатываются быстрее.
5. Включили аналитику по продажам, финансам и эффективности сотрудников.
6. Обеспечили компании единое цифровое пространство для учета, коммуникаций и управления.