Корпоративный портал на «Битрикс24» для компании «Салаир»

О заказчике

Наш клиент, ООО «САЛАИР», оказывает комплексное логистическое обслуживание промышленных предприятий. Ежедневно компания осуществляет все виды перевозки грузов, внутреннюю и внешнюю логистику сырья и готовой продукции по всей территории страны.

О ситуации

У клиента не было единой системы (среды), в которой бы обрабатывались все внутренние обращения (заявки) компании из разных структурных подразделенией, а также обеспечивалась бы автоматизация типовых бизнес-процессов компании. 

Заказчик обозначил для нас следующие предметные задачи: 

• Интеграция программ 1С:ЗУП с Битрикс24.
• Интеграция Active Directory с Битрикс24.
• Обеспечение процедуры классификации и согласования заявок через модуль «Задачи и Проекты».
• Автоматизация типовых бизнес-процессов.
• Создание внутренней академии компании на базе Битрикс24.

Ход работ

1. Интеграция 1С:ЗУПов с Битрикс24

На портале необходимо было обеспечить

• Процедуру выгрузки организационных структур компаний.
• Процедуру создания учетных записей (профилей) сотрудников на портале из разных баз данных ЗУПов.

Мы воспользовались штатной методологией обмена (интеграции) портала с ЗУПами, которая описана здесь. 

Произвели некоторые доработки штатного обмена, чтобы можно было

• Выгружать единую структуру предприятия из разных информационных баз, а именно: 2.5 и 3.1.
• Выгружать нетиповые реквизиты сотрудников, которые изначально хранятся в ЗУПах.

В результате организационная структура группы компаний стала выглядеть следующим образом:

2. Интеграция Active Directory с Битрикс24

Для бесшовной интеграции Битрикс24 с Active Directory нам пришлось реализовать несколько обработок на события создания/обновления учетных записей пользователей.

Наши обработки решили следующие задачи:

1. Обеспечить бесшовную авторизацию пользователя на портале через AD. Логин учетной записи фиксируем из выгружаемой электронной почты ЗУПа. Мы «обрезаем» всё то, что находится в электронной почте до @ и фиксируем в логине учетной записи (При этом логин AD пользователей в ЗУПах не хранится). 
2. Автоматически присваивать тип авторизации (EXTERNAL_AUTH_ID) учетной записи с нужным значением LDAP в соответствии с принадлежностью сотрудника к той или иной организации;
3. Выгружать нетиповые реквизиты сотрудников из ЗУПов, такие как: 5-ый внутренний номер телефона, компания [организация], в которой работает сотрудник и пр.

После того, как мы выгрузили организационную структуру и учетные записи пользователей и произвели соответствующую обработку, настроили типовую интеграцию Битрикс24 с Active Directory, описание находится здесь. После чего связка ЗУПы-Битрикс24-AD начала функционировать полноценно.

Результат проведенных интеграций с Битрикс24

• При приеме на работу или увольнении сотрудника данная информация выгружается на портал по расписанию. 

Следовательно, учетная запись пользователей либо создается на портале (становится активной) с нужным типом авторизации и отделом в организационной структуре. Либо становится неактивной (происходит увольнение сотрудника).

Также по расписанию происходит синхронизация с графиком отсутствий.

• После создания учетной записи сотрудника на портале первая авторизация пользователя происходит через AD и передаются соответствующие дополнительные реквизиты.

Также в целом происходит аутентификация сотрудника в учетной записи по доступам из AD. Соответственно, при дальнейших авторизациях на портале это происходит бесшовно через учетную запись Active Directory.

3. Настройка модуля «Классификация и согласования»

Основным и, пожалуй, главным инструментом в работе с порталом для клиента является модуль «Задачи и проекты». 

Штатный функционал не позволял производить классификацию в рамках созданной заявки (задачи), а также её согласования на реализацию/выполнение. Такого рода потребность существовала сразу у нескольких отделов/департаментов. В том числе и у департамента IT, на примере которого мы и продемонстрируем функционал нашего решения (разработки). 

Фактически мы разработали аналог сервиса OkDesk, но с расширенными функционалом, который бесшовно интегрирован в Битрикс24.Визуально доработанный интерфейс выглядит следующим образом:

Как видно, в рамках работы с задачей появилось три дополнительных группы действий:

• Классификация.
• BUG.
• Согласование.

Опишем, как эти функции становятся доступны для отображения в публичном интерфейсе и как происходит настройка вывода реквизитов для процедуры проведения классификации.

Для этого в настройках учетных записей сотрудников на портале созданы и доступны для заполнения реквизиты, которые отвечают за отображения/доступность работы с нужным функционалом:

Соответственно, если все признаки активны, то сотрудник может управлять/работать со всем функционалом, а если нет, то только с выбранным (остальной функционал будет скрыт для работы из публичной части).

• Управление настройками Классификаций построено на управлении инфоблоками.

То есть для создания нового типа классификации задач или выбора реквизита для заполнения/указания группы потребуется всего лишь несколько минут времени администратора портала.

В результате после проведения соответствующих настроек в административной панели портала у сотрудников появились следующие возможности:

• Классификация;
• BUG;
• Согласование.

Рассмотрим эти функции подробнее.

1. Классификация задач

Данный блок включает в себя управление следующими функциями:

• Чек-бокс «КПЭ» позволяет сотруднику заполнять списочный реквизит в карточке задачи. Этот реквизит впоследствии позволяет сегментировать задачи, которые включены в оценку ключевых показателей эффективности сотрудников.
• «Тип Задачи» позволяет выводить свой набор полей и групп для кнопок «Классифицировать» и «Передать»  в соответствии с заданными настройками в административной панели портала.
• Функция «Классифицировать» — при нажатии этой клавиши открывается список для заполнения пользовательских полей:

Важно отметить, что мы обеспечили вывод и работу со всеми типами пользовательских полей. 

После заполнения пользовательских полей в модальном окне реквизиты автоматически фиксируются/заполняются и в карточке самой задачи. При этом ручное заполнение данных пользовательских полей в карточке задачи запрещено.

• «Взять в работу» — при нажатии данной кнопки сотрудник становится ответственным за карточку данной задачи.
• «Передать» — при нажатии данной кнопки открывается модальное окно для выбора группы, в которую будет перемещена задача.

После сохранения изменений задача автоматически переходит в соответствующую группу, в которой может быть настроена своя логика автоматизации бизнес-процессов, что крайне удобно в эксплуатации.

В результате проведенной классификации на выходе мы получаем полностью заполненную карточку задачи с пользовательскими полями, принадлежностью к группе/проекту, соответствующими ответственными лицами.

• Помимо этого каждое действие в карточке задачи логируется в отдельном Highload-блоке, выглядит это следующим образом.

2. Добавление BUG

В ряде случае в рамках задачи необходимо фиксировать и описывать обнаруженные баги. За это отвечает отдельная опция. При нажатии на кнопку необходимо зафиксировать описание бага, а также указать ответственного сотрудника за его устранение.

• После чего в задаче создается отдельный чек-лист с описанием данного бага и ответственным за его устранение.

Также выбранный сотрудник добавляется в данную задачу в качестве наблюдателя и, соответственно, получает уведомления о том, что ему был назначен к выполнению один из пунктов чек-листа. В рамках одной задачи может быть зафиксировано неограниченное кол-во багов к выполнению. Также вся эта информация фиксируется/логируется в истории Highload-блока.

3. Процедура согласования по задачам (заявкам)

В интерфейсе задачи всем пользователям портала доступа клавиша «Создать запрос на согласование».

Сотруднику, который хочет инициировать процесс согласования по данной заявке, требуется заполнить следующие реквизиты.

При этом выбрать сразу всех сотрудников на портале невозможно, а также запустить разом сразу несколько согласований — тоже. Каждое согласование происходит последовательно одно за другим. 

• После запуска процедуры согласования ответственный за согласование становится временно ответственным за задачу и получает следующий запрос:

• При этом прервать текущее согласование принудительно может только администратор портала. Естественно, что процедура согласования полностью логируется в журнале, а также в комментариях к задаче. 

Важно отметить, что процедуру согласования можно произвести и через электронную почту сотрудника. После запуска согласования пользователю на почту приходит следующее письмо:

Следовательно, произвести процедуру согласования пользователь может как через электронную почту, так и через саму задачу в Битрикс24.

Итог по согласованию в карточке задачи будет выглядеть следующим образом:

1. Постановщик и исполнитель задачи получат об этом соответствующие уведомления.
2. После чего можно будет перейти к выполнению задачи, если она была согласована должностным лицом. Либо к её завершению с указанием соответствующей причины.
3. Для удобной и быстрой процедуры согласования был разработан отдельный фильтр, который также бесшовно интегрирован в общую концепцию модуля задач.
4. Пользователь, на которого назначено согласование, всегда может оперативно отобрать список задач требующих согласований, а также при помощи счётчика оценить общее кол-во этих задач, которые требуют согласования:

Отметим, что данный фильтр отрабатывает в точности таким же образом, что и штатные фильтра задач по статусам «Делаю», «Помогаю», «Наблюдаю» и др.

Таким образом разработка данного решения позволила:

• Автоматизировать внутренний процессы компании по фиксации, классификации, согласованию и реализации входящих обращений в разные направления деятельности компании;
• Обеспечить прозрачность хода выполнения зафиксированных обращений;
• Агрегировать аналитически данные для выгрузки в Power BI через модуль коннектора для создания информативной отчетности/статистики.

4. Автоматизация типовых бизнес-процессов

Используя типовой (штатный) функционал модулей «Процессы в ленте», «Процессы в списках», а также связку штатного функционала модуля «Задачи» и шаблоны задач с дополнительной разработкой «Классификация и согласования» (которые мы описали выше),нам удалось автоматизировать типовые процессы компании, такие как:

• Заявка в сопровождение ИС.
• Заявка в техподдержку ИТ.
• Заявка на пропуск в офис.
• Заявление на отпуск.
• Заявка на подбор персонала.
• И др.

Для удобства работы создали отдельную публичную страницу для перехода к запуску нужного бизнес-процесса.

Все процессы реализованы внутри штатных активити (Activity) — редактор для бизнес-процессов + реализованы кастомизированные запросы с вызовом нужных функций через штатное активити — php-запрос.

5. Создание академии компании

Требовалось создать внутреннюю академию компании на базе Битрикс24.

Для решения этой задачи клиент воспользовался готовым модулем iMpact LMS  от коллег из IDEX GROUP.

Основные задачи, которые удалось решить при помощи данного модуля:

1. Создать среду для собственных курсов и уроков компании. Гибкий импорт материалов из других систем обучения.
2. Подключить встроенный конструктор тестов для аттестаций и проверки знаний.
3. Выполнить гибкую настройку сценария для адаптации нового сотрудника.
4. Реализовать информативную статистику/отчетность по результатам пройденных материалов.
5. Выгружать данные для аналитики в сторонние аналитические сервисы, например Power BI.

Достигнутые цели

В результате сотрудничества с клиентом полностью реализовали ключевые поставленные задачи и в 1,5 раза ускорили обработку внутренних обращений компании:

1. Произвели бесшовную кастомизарованную интеграцию Битрикс24 с Active Directory и с несколькими 1C: ЗУПами для быстрого старта в работе и удобства работы сотрудников на портале в разрезе всех необходимых организаций. 
2. Автоматизировали внутренние бизнес-процессы организаций и создали среду для эффективного управления входящими обращениями с дальнейшей их классификацией, согласованием, реализацией и аналитикой. 
3. Создали функциональную и удобную внутреннюю академию компании на базе Битрикс24.
4. Провели интеграцию портала с LDAP/AD - сквозная авторизация пользователей на портале. С кастомизированными доработками присвоения нужного типа LDAP авторизации сотрудников на портале в соответствии с его организацией в ЗУПе.