Автоматизация подготовки 18 документов ВЭД и отказ от Excel для АО НХК «Арикон»

В результате автоматизация документооборота стала частью бизнес-процессов компании. Сотрудники отдела ВЭД освободились от рутинных операций и получили возможность сосредоточиться на работе с клиентами и развитии продаж, а бизнес получил надежную основу для дальнейшего роста и масштабирования внешнеэкономической деятельности. В кейсе рассказываем, как удалось достичь таких результатов.

Клиент

АО НХК «Арикон» — российская нефтехимическая компания, производитель растворителей, разбавителей и другой нефтехимической продукции. Для масштабирования бизнеса и развития направления внешнеэкономической деятельности компании требовалась глубокая автоматизация процессов подготовки документов и обработки сделок.

Проблема

До старта проекта сотрудники отдела ВЭД тратили большую часть рабочего времени на ручное формирование документов в Excel.

Несмотря на то что процесс был выстроен и позволял сопровождать сделки, существовал ряд ограничений для дальнейшего развития бизнеса:

• каждый документ формировался вручную;
• данные переносили между 1С, Excel и другими рабочими файлами;
• существовал риск ошибок при копировании информации;
• отсутствовал единый источник актуальных данных по сделке;
• сотрудники занимались рутинным заполнением документов вместо работы с клиентами.

Дополнительную сложность создавала структура данных. Многие реквизиты документов (вес, объем, характеристики упаковки и другие параметры) зависели не от самого товара, а от конкретной товарной позиции в заказе. Штатные механизмы интеграции 1С и Битрикс24 не позволяли корректно передавать эти данные, что ограничивало возможности автоматизации.

Цель и задачи проекта

Нам требовалось создать единую цифровую среду для подготовки документов ВЭД и полностью исключить ручную работу в Excel.

Задачи проекта:

• автоматизировать получение и обработку данных по сделкам;
• обеспечить передачу характеристик товарных позиций из 1С в Битрикс24;
• реализовать автоматические расчеты показателей для документов;
• создать удобный интерфейс работы с данными внутри сделки;
• внедрить генерацию документов из Битрикс24;
• сократить время подготовки документов и снизить влияние человеческого фактора.

Создали единую структуру хранения данных по сделке

Основная сложность заключалась в том, что часть параметров документов относилась не к товару в справочнике, а к конкретной товарной позиции внутри заказа. Мы разработали отдельную структуру хранения данных в Битрикс24 и добавили дополнительные поля в карточку сделки. Все характеристики товаров сохраняются в рамках конкретной сделки и не привязаны к общей карточке номенклатуры. Это позволило избежать конфликтов данных при одновременной работе нескольких менеджеров с одинаковыми товарами в разных заказах. В результате сотрудники получили единый источник актуальной информации для подготовки документов.

Реализовали передачу характеристик из 1С

Штатная интеграция 1С и Битрикс24 не позволяла передавать характеристики на уровне товарной позиции заказа, что делало автоматическое формирование документов невозможным. Для решения этой задачи мы разработали собственный механизм обработки данных. После выполнения штатной синхронизации специальный модуль автоматически получает необходимые данные из 1С, сохраняет их в отдельной структуре хранения Битрикс24 и отображает непосредственно в карточке сделки.

Дополнительно создали специальные поля в товарных позициях, где сотрудники могут видеть все характеристики, полученные из учетной системы. При этом данные существуют только в рамках конкретной сделки и не влияют на другие заказы с аналогичной номенклатурой. Благодаря этому сотрудники перестали вручную переносить данные между системами, а все параметры стали доступны для дальнейшей автоматической обработки.

Автоматизировали расчеты показателей для документов

Часть данных, необходимых для подготовки ВЭД-документов, отсутствовала в готовом виде как в 1С, так и в Битрикс24. Мы реализовали отдельный модуль расчетов внутри CRM. Система автоматически вычисляет необходимые показатели на основании данных сделки и сохраняет результаты на уровне товарной позиции. В результате все расчеты выполняются автоматически, а документы формируются на основе актуальных данных без дополнительных действий со стороны сотрудников.

Настроили генерацию документов ВЭД

До внедрения решения сотрудники вручную создавали и заполняли документы в Excel, что занимало значительное количество времени и увеличивало риск ошибок. Мы разработали механизм генерации документов непосредственно из карточки сделки Битрикс24. Система автоматически собирает данные из сделки, использует информацию, полученную из 1С, выполняет необходимые расчеты и формирует готовый документ в формате Word.

Для работы реализовали:

• Контракт;
• Дополнительное соглашение;
• Счет;
• Счет-фактура;
• Торг-12;
• Упаковочный лист;
• CMR.

Всего настроили 18 вариантов шаблонов документов с учетом типа оформления, категорий контрагентов и особенностей поставок. Система самостоятельно определяет необходимый шаблон на основании параметров сделки и подставляет все необходимые данные автоматически. Теперь сотруднику достаточно выбрать нужный документ и запустить генерацию одним нажатием.

Внедрили систему учета и контроля контрактов

Дополнительно автоматизировали работу с контрактами по контрагентам. Система автоматически проверяет наличие действующих контрактов, анализирует доступный бюджет и определяет возможность использования существующего документа. При необходимости создается новый контракт с автоматической фиксацией всех связанных данных.

Также реализовали хранение истории изменений, связанных дополнительных соглашений и документов по каждому контракту. В результате процесс стал прозрачным, контролируемым и практически не зависит от человеческого фактора.

Результаты

Внедрение решения на базе Битрикс24 позволило полностью автоматизировать процесс подготовки документов по внешнеэкономическим сделкам и сделать его частью единого бизнес-процесса компании.

• Полностью отказались от подготовки документов ВЭД в Excel.
• Автоматизировали формирование полного комплекта документов из карточки сделки.
• Реализовали передачу характеристик товарных позиций из 1С в Битрикс24.
• Внедрили автоматические расчеты показателей для формирования документов.
• Настроили генерацию 18 вариантов документов ВЭД.
• Исключили ошибки, связанные с ручным переносом данных между системами.
• Сократили время подготовки документов в несколько раз.
• Ускорили обработку сделок и взаимодействие с клиентами.
• Создали масштабируемую систему подготовки документов для дальнейшего развития направления ВЭД.