Разработка электронной системы согласования документов и проектов

Кабинет согласований: https://stroi.cherepovetscity.ru/ 

Проект занял 3-е место во Всероссийском Конкурсе проектов региональной и муниципальной информатизации «ПРОФ-IT.2024» в номинации «Поддержка предпринимателей»

Экспертным советом были рассмотрены 246 проектов из 42 субъектов Российской Федерации, заявленных в 14 основных номинаций. В финал вышли 44 проекта из 25 регионов.

О клиенте

В 2022 году муниципальное автономное учреждение «Центр муниципальных информационных ресурсов и технологий» (МАУ «ЦМИРиТ») г. Череповца обратилось к нам с задачей разработать сервис, который сократит бюрократию и ускорит процесс согласования строительства объектов. 

Проблема

• Представителям застройщиков нужно было лично объезжать с документами все необходимые инстанции. При этом организации могли рассматривать заявки до 30 дней. На всех этапах принимали только оригинал проекта в бумажном виде, то есть процесс мог затянуться на месяцы. При отказе в согласовании, например, на последнем этапе, цикл начинался заново. 

У многих от такой перспективы желание строить и реконструировать объекты пропадало.

• У органов МСУ были лишние временные затраты на приём документов у заявителей, подготовку промежуточных ответов (возврат документов на доработку), затраты на содержание специалиста по приему документов.

Поставленная задача

Разработать онлайн-сервис, где проект параллельно рассматривают все инженерные службы города и который помогает застройщикам быстро получить одобрение от ресурсных организаций на строительство объектов, инженерных сетей и рекламных конструкций через электронное подписание пакета проектных документов, необходимых для согласования.

Программный продукт будет способствовать ускорению реализации инфраструктурных проектов в сфере строительства и благоустройства в муниципальных образованиях.

Задачи программного продукта

Мы определили задачи, которые должен решить продукт:

1. Создание единого информационного пространства для всех участников согласования. Прозрачность цепочки согласования.
2. Сокращение срока согласования за счет параллельного согласования документации проекта уполномоченными представителями РСО.
3. Предоставление возможности интерактивно вносить изменения и дорабатывать проект при возникших замечаниях. Исключение необоснованных отказов и устранение замечаний в сжатые сроки. 
4. Обеспечение круглосуточного бесплатного доступа в личный кабинет.
5. Обработка и безопасное хранение информации.

Предпроектный анализ

Поскольку сегмент рынка только формируется, исторические данные по динамике рынка отсутствуют. В ходе проведения анализа конкурентов не выявили предложений аналогичных и готовых к использованию программных продуктов. Проект создавался с учетом условий и специфики Череповца. 

Этапы реализации

Интерфейс должен был быть интуитивно понятным пользователю, без перегруженности графическими элементами и должен обеспечивать быстрое отображение экранных форм. 

1. Мы разработали прототип и дизайн главной и информационной страниц, личного кабинета, страницы согласований, модерации, заявок, а также адаптивной версии и модальных окон. Произвели верстку страниц.
2. Затем приступили к объемному блоку по программированию и внедрению. 

Поскольку проект не похож ни на один типовой шаблон, выбрали работу на платформе Laravel, которая позволяет разработать проект под уникальные требования заказчика.

Задачи блока:

1. Сборка административной панели на SleepingOwl — фреймворке для построения административных интерфейсов Laravel.
2. Проектирование базы данных.
3. Интеграция и сборка модулей и их компонентов.
4. Интеграция с ЕСИА.
5. Адаптивная, кроссбраузерная верстка.

Внедрение решений и настройка системы

Для решения задач использовали модули, которые в итоге взаимосвязаны между собой в рамках единого программного продукта:

Модуль администрирования 

Модуль администрирования обеспечивает общее конфигурирование системы и настройку ее параметров:

• Справочник услуг — перечень доступных услуг в системе, позволяет настраивать атрибутивный состав заявки и возможность добавлять документы дополнительно к перечню обязательных.
• Справочник статусов заявок, предусмотренных в системе.
• Справочник организаций, оказывающих услуги в системе, и их атрибуты (адрес, наименование, контакты и т.п.).
• Справочник пользователей системы и их атрибуты (ФИО, должность и т.п.)
• Справочник ролей системы — формируется при создании системы и содержит перечень ролей (Заявитель, Модератор, Руководитель, Специалист, Администратор системы).
• Справочник регламентов оказания услуг — для создания и настройки регламентов.

При создании регламента указывается наименование регламента, список услуг для которых он может быть использован, перечень этапов, длительность этапа в рабочих днях, перечень организаций, участвующих в рассмотрении заявки на каждом этапе, а также применение механизма автоматического согласования по истечении указанного срока.

Предусмотрено параллельное и последовательное рассмотрение заявок.

 

Модуль Личный кабинет 

Доступ к ЛК есть только у авторизованных пользователей системы. Заявителю модуль позволяет:

• изменять данные пользователя о себе
• работать с заявками (создание, редактирование, направление на рассмотрение, повторное направление на рассмотрение);
• получать уведомления о ходе рассмотрения заявки;
• получать результаты рассмотрения заявки.

Личный кабинет пользователя (заявителя)

Данные о заявителе первоначально импортируются из ЕСИА (ФИО, адрес регистрации, ОГРНИП/ОГРН, наименование организации, контакты).

Личные данные индивидуального предпринимателя

Форма подачи заявки 

В Личном кабинете и модуле модерации доступна форма подачи заявления в системе. 

Для подачи заявки на согласование комплекта проектной документации заявитель выбирает тип услуги, указывает по какому из настроенных регламентов она будет рассматриваться и заполняет форму подачи заявки и прикрепляет необходимый комплект документов. После формирования заявки заявитель отправляет ее на рассмотрение в систему.

Форма подачи заявки 

При возврате заявки с замечаниями:

• заявитель исправляет замечания и снова направляет ее на согласование.
• номер заявки на предоставление услуги не меняется.
• сохраняется история замечаний, согласования.
• при повторном направлении заявки повторная модерация не производится, заявка направляется сразу на согласование.

Пример заявки

Модуль модерации заявлений

Модуль предназначен для:

• создания заявок;
• модерации поданных заявок;
• работы с заявками (создание, редактирование, направление на рассмотрение, повторное направление на рассмотрение). 

В системе предусмотрена возможность настройки срока модерации заявок, выбора согласующих организаций. При необходимости согласования не всех РСО, а только необходимых (одной или двух и т.д.).  

1. Заявка при направлении в систему переходит в статус «модерация». 
2. Пользователи системы с ролью «модератор» получают сообщение как в личном профиле, так и на адрес электронной почты.
3. Модератор проверяет заявку на правильность заполнения, полноту и соответствие форматам представленной документации. 
   • В случае принятия решения о соответствии заявки, она публикуется в системе для рассмотрения (согласования).В противном случае заявка отклоняется, ей присваивается статус «отклонена».
   • Заявителю направляется уведомление в личный кабинет и на адрес электронной почты.

Личный кабинет модератора

Модуль согласования заявок

Модуль согласования предназначен для выполнения анализа материалов поданной заявки и согласования представителями организаций в соответствии с принятым и настроенным в системе регламентом. 

Срок согласования начинает исчисляться с дня, следующего за датой прохождения модерации (повторного направления) заявки.

При отсутствии замечаний участники согласовывают проект, представленный в заявке. Согласующий имеет возможностью оставить комментарий, который далее будет отражен в итоговом Листе согласования. Если в течение установленного в системе срока участник не согласует проект, то он будет согласован автоматически. В листе согласования делается отметка об автоматическом согласовании.

По окончании срока рассмотрения проекта формируется Лист согласования с резолюцией «согласовано». 

При наличии замечаний, не позволяющих согласовать проект, они указываются согласующим в поле Комментарий со ссылкой на документ, стр, раздел. Если одна из согласующих сторон не согласовала проект, остальные все равно его смотрят на предмет своих замечаний. Замечания по проекту могут быть подготовлены в форме документа, приложенного к результату согласования. Заявление переходит в статус «На доработку».

Основная страница с которой работают РСО, отбирают заявки, изучают их и согласовывают или отклоняют

• Уполномоченные лица от согласующих организаций подписывают решение по рассмотрению заявки с помощью ЭЦП.
• Участникам рассмотрения заявки направляется уведомление за день до окончания срока рассмотрения.
• По окончании срока рассмотрения проекта Заявителю и участникам регламента формируется уведомление, в котором указывается, какое из юридических лиц участников и с какими замечаниями не согласовало проект. 

Заявка на согласовании

 

Страницы руководителя РСО со списком подчиненных. Тут руководитель видит сколько заявок назначено его сотрудникам, может просматривать эти заявки или добавлять новых сотрудников

Интеграция с ЕСИА

Есть две формы входа на сайт: 

1. Авторизация по логину и паролю для модераторов и администраторов сайта.
2. Авторизация через госуслуги для заявителей. Также внутри еще происходит распределение на физлицо и на организацию, от лица которой осуществляется работа на сервисе. 

Выбрали данный вид авторизации, поскольку он наиболее безопасный и позволяет получать достоверные данные о тех лицах, которые используют кабинет застройщика, и отсеять “лишних” пользователей. 

Застройщикам не нужно даже вводить данные —достаточно просто авторизоваться и прикрепить документы. 

Одна из страниц услуги для неавторизованных пользователей

Юридическая чистота обеспечивается электронной цифровой подписью, электронное подписание не смогло бы функционировать без авторизации через ЕСИА.

Модуль авторизации поддерживает интеграцию с ЕСИА. Идентификация и аутентификация позволяет пользователю пройти авторизацию в систему. 

1. Заявитель регистрируется в личном кабинете через подтвержденную запись в ЕСИА.
2. Создается учетная запись заявителя. Данные о заявителе импортируются из ЕСИА. 
3. При регистрации участник подписывает в электронном виде пользовательское соглашение.

 

Сложности реализации

• Вход через ЕСИА — достаточно трудоемкая работа для того, чтобы с сервиса госуслуг получать все необходимые персональные данные пользователей. Также потребовалось устанавливать сертификаты безопасности, предоставленные минцифрами. 
• Все согласования проходят через подписание электронной подписью. Столкнулись со сложностями, когда один документ должны были подписать несколько ресурсоснабжающих организаций (РСО), и в результате заявитель должен был получить один документ, на котором стояли бы печати всех РСО.

Проектирование базы данных

Чтобы хранить, извлекать, изменять и удалять данные, спроектировали реляционную СУБД на выделенном сервере. Файлы системы хранятся и обрабатываются ПО самой системы без промежуточного слоя ПО.

Обработка пользовательских запросов в соответствии с бизнес-логикой осуществляется на сервере приложений. Файлы, загружаемые пользователями, хранятся в файловой системе сервера приложений.

Сборка модуля реестра согласований

Разработали и вывели в отдельный модуль реестр согласований по проектам (№, наименование) и обеспечили к нему общий доступ.

Реестр согласований

Сборка модуля поиска отчета

Реализовали возможность поиска отчета по проектной организации, шифру проекта, наименованию проекта, наименованию объекта, адресу объекта, по типу инженерных сетей (электроснабжение, теплоснабжение, газоснабжение, сети связи, водоснабжение, водоотведение).

• В модуле Личный кабинет — отчет о поданных заявках и их статусах, с историей рассмотрения.
• В модуле Модерация — отчет о рассмотренных заявках и их статусе, с возможностью фильтрации по услуге, по статусу, заявителю, по дате (периоду согласования), проектной организации.
• В модуле Согласование — отчет о рассмотренных заявках и их статусе, с возможностью фильтрации по услуге, по статусу, заявителю, по дате (периоду согласования), проектной организации.

Отчет в ЛК пользователя

Ввод в эксплуатацию

Провели тестирование и ввели систему в эксплуатацию. Выгрузили на сервер заказчика и настроили сервер.

Система состоит из компонентов:

• Web-сервер, на котором развернуты модули системы. Web-сервер обеспечивает прием пользовательских запросов, их диспетчеризацию на сервер приложений, возврат кэшированных ответов и статического контента (скриптов, изображений, стилей).
• СУБД.
• Автоматизированные рабочие места специалистов.

В систему ввели первичные данные: пользовательское соглашение, название услуги, названия согласующих организаций (адрес, ФИО согласующего лица, обладающего ЭЦП, телефон, электронная почта), форма подачи заявки (шаблон для каждой услуги), инструкция пользователя.

Безопасность сервиса

Система обеспечивает защиту от несанкционированного доступа и действий пользователей, не предусмотренных функционалом системы через:

• регистрацию и идентификацию заявителей на основе ЕСИА;
• идентификацию пользователя; 
• проверку полномочий Пользователя при работе с системой; 
• разграничение доступа пользователей на уровне задач и информационных массивов;
• блокировку подбора паролей на всех точках входа в систему.

Мы разработали систему, которая обеспечивает:

• Возможность доработки кода системы.
• Возможность внесения изменения в ПО системы без прекращения ее работы.
• Сбор аналитических данных (по отказам и сбоям системы).
• Создание базы ответы-вопросы через административный интерфейс с возможностью её пополнения и редактирования, а также архивировать неактуальные записи.

Достигнутые цели по итогам запуска

1. С 2022 года обработано 4500 заявок 
2. 14 Муниципальных организаций Череповца работают в кабинете
3. Порядка 400 сотрудников 
4. В среднем время согласования сократилось до 7 дней

Что получили заявители?

• Все РСО одновременно могут согласовывать заявку и заявителю не нужно посещать каждую инстанцию отдельно;
• Подготовка одного пакета документов;
• Экономия расходов на поездки по согласующим органам и доставку документов;
• Оперативное устранение неточностей и недочетов в поданных документах или дозагрузка требующихся сведений;
• Бесплатное пользование сервисом;
• Контроль процессов.

Система согласования проектов инженерных коммуникаций и благоустройства позволяет отправить заявки на рассмотрение во все службы города одновременно.

С помощью личного кабинета появилась возможность получить все необходимые разрешения за неделю. Благодаря этому застройщики смогут быстрее сдавать объекты, а люди — получить ключи от своих новых квартир.

Что получили органы МСУ и ресурсоснабжающие организации

• Сокращение фактического времени выполнения процедур согласования;
• Невысокие разовые затраты на приобретение и внедрение программного продукта (в сравнении с разработкой собственного решения);
• Лояльность получателей услуг и повышения уровня оценки власти;
• Повышение прозрачности процессов и их контроль.
• Перевод процесса в электронный вид (в т.ч. электронный архив документов).

Перечень услуг, который можно получить(предоставить) с использованием Единого кабинета согласования проектов строительства и благоустройства:

• Подача единой заявка по подключению к сетям инженерно-технического обеспечения;
• Согласование проекта планировки территории;
• Согласование и разработка проектов благоустройства;
• Оформление градостроительного плана земельного участка;
• Проведение экспертизы проектной документации;
• Оформление (продление, внесение изменений) разрешения на строительство;
• Строительство объекта капитального строительства;
• Заявки на технологическое присоединение к инженерным сетям;
• Оформление разрешения на ввод объекта капитального строительства в эксплуатацию;
• Согласование архитектурного решения переоборудования фасадов;
• Согласование малых архитектурных форм и общественных объектов благоустройства;
• другие.

Стек технологий

Laravel, Vue, PWA.

Наше предложение

Программный продукт будет способствовать ускорению реализации инфраструктурных проектов в сфере строительства и благоустройства в муниципальных образованиях путем повышения эффективности процесса и сокращения сроков их согласования.

Хотите разработать продукт, который будет способствовать ускорению реализации проектов и согласований документов? Обращайтесь к нам, обсудим ваш проект: info@webest.ru