КЭДО в Битрикс24: Как перевести кадровый документооборот в цифровой формат

Почему бизнес выбирает КЭДО?

Представьте себе: больше никаких курьеров с папками документов, никаких очередей за подписями и потерянных договоров. Ключевые преимущества перехода на электронный документооборот:

• Экономическая эффективность: Отсутствие затрат на электронные ключи для новых сотрудников существенно снижает расходы компании, особенно при высокой текучке кадров
• Быстрое внедрение: Подключение Госключа к Битрикс24 занимает всего 5 шагов в течение 1 дня, а подключение каждого сотрудника — лишь 3 минуты
• Юридическая значимость: Все подписи полностью законны согласно ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ
• Усиление HR-бренда: Современные и удобные рабочие процессы повышают привлекательность компании как работодателя
• Единая экосистема: Нет необходимости регистрировать сотрудников в отдельном сервисе – все процессы происходят в Битрикс24

Как это работает: механизм КЭДО + Госключ

Процесс предельно прост:

1. Сотрудники устанавливают приложение Госключ от Минцифры РФ
2. Бесплатно получают личную электронную подпись
3. Компания подключает Госключ к Битрикс24
4. После этого можно создавать и подписывать документы прямо в системе

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Со стороны работодателя (п. 1 ст. 22.3 ТК РФ):

• Трудовой договор
• Договор о материальной ответственности
• Ученический договор
• Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
• Дополнительные соглашения ко всем вышеперечисленным документам
• Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
• Уведомление об изменении определенными сторонами условий трудового договора

Со стороны работника (п. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

• Трудовой договор
• Договор о материальной ответственности
• Ученический договор
• Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
• Дополнительные соглашения ко всем вышеперечисленным документам
• Согласие на перевод
• Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
• Ознакомление с уведомлением об изменении определенными сторонами условий трудового договора

Исключения: документы только в бумажном виде

1. Приказ об увольнении
2. Инструктаж по охране труда
3. Акт о несчастном случае
4. Трудовая книжка (если нет перехода на электронную)

Практический кейс: внедрение КЭДО у оператора связи

Этапы внедрения:

Подготовка пакета документов для КЭДО

Подключение Госключа к Битрикс24

Настройка процедуры подписи/согласования документов

Процесс работы с документами:

Статус «Черновик»:

• Подготовка документа
• Заполнение полей и реквизитов
• Указание перечня сотрудников для подписания

Статус «Согласование»:

• Направление документа согласующим лицам
• При положительном согласовании – переход к подписанию

Статус «Заполнение»:

• Корректировка/дополнение документа при необходимости
• Отправка на подпись представителю компании

Статус «Подписание»:

• Подписание документа представителем компании
• Подписание документа сотрудником
• Использование Госключа для создания юридически значимой подписи

Статус «Результат»:

• Возможность просмотра/скачивания архива подписанного документа
• Сохранение в сейфе компании

Где хранятся подписанные документы?

В системе предусмотрено два раздела:

1. Сейф компании:

• Хранилище всех документов компании
• Доступ по умолчанию у всех сотрудников
• Администраторы и руководители видят все документы
• Обычные сотрудники – только свои

2. Документы сотрудника:

• Личное хранилище каждого пользователя
• Доступ к личным документам
• Руководители и администраторы имеют доступ к документам подчиненных

Права доступа гибко настраиваются администратором и руководителями отделов.

Финансовые преимущества

Битрикс24 КЭДО бесплатно доступен на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз. В отличие от большинства сервисов, не требуется:

• Оплата электронной подписи за каждого сотрудника
• Платежи за доступ к КЭДО
• Оплата за каждый отправленный документ

КЭДО в Битрикс24 представляет собой полноценное решение для оптимизации кадрового документооборота, обеспечивающее:

• Значительную экономию ресурсов
• Ускорение документооборота
• Повышение эффективности HR-процессов
• Улучшение имиджа компании
• Полное соответствие законодательству РФ