КЭДО в Битрикс24: Как перевести кадровый документооборот в цифровой формат

Почему бизнес выбирает КЭДО?

Переход на электронный документооборот позволяет отказаться от услуг курьеров и бумажных документов. Ключевые преимущества перехода на электронный документооборот:

Экономическая эффективность. Отсутствие затрат на электронные ключи для новых сотрудников существенно снижает расходы компании, особенно при высокой текучке кадров.

Быстрое внедрение. Подключение Госключа к Битрикс24 занимает всего 5 шагов в течение 1 дня, а подключение каждого сотрудника — лишь 3 минуты.

Юридическая значимость. Подписи имеют юридическую силу в соответствии с ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Усиление HR-бренда. Автоматизация рутинных процессов делает компанию более привлекательной для сотрудников.

Единая экосистема. Нет необходимости регистрировать сотрудников в отдельном сервисе – все процессы происходят в Битрикс24.

Как это работает: механизм КЭДО + Госключ

Не нужно регистрировать всех в отдельном сервисе для документов. Процесс предельно прост:

1. Сотрудники устанавливают приложение Госключ от Минцифры РФ;
2. Бесплатно получают личную электронную подпись;
3. Компания подключает Госключ к Битрикс24;
4. После этого можно создавать и подписывать документы прямо в системе.

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Со стороны работодателя (п. 1 ст. 22.3 ТК РФ) и со стороны работника (п. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

• Трудовой договор;
• Договор о материальной ответственности;
• Ученический договор;
• Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• Дополнительные соглашения ко всем вышеперечисленным документам;
• Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания.

Также со стороны работодателя можно подписывать (п. 1 ст. 22.3 ТК РФ) уведомление об изменении определенными сторонами условий трудового договора, а со стороны работника (п. 4 ст. 22.3 ТК РФ) — согласие на перевод и ознакомление с уведомлением об изменении определенными сторонами условий трудового договора.

Исключения — документы только в бумажном виде:

1. Приказ об увольнении;
2. Инструктаж по охране труда;
3. Акт о несчастном случае;
4. Трудовая книжка (если нет перехода на электронную).

Практический кейс: внедрение КЭДО у оператора связи

Что мы сделали:

1. Подготовили пакет документов на подпись документов через КЭДО.
2. Подключили Госключ к Битрикс24.
3. Настроили процедуру подписи/согласования документов в компании.

В результате в компании документы проходят следующие активные статусы подписания: Черновик, Согласование, Заполнение, Подписание, Результат.

Процесс работы с документами

В статусе «Черновик» происходит подготовка документа на подпись:

Заполняются поля/реквизиты для запуска процесса:

Указывается перечень сотрудников, с которыми будет подписан документ:

В статусе «Согласование» документ на подписания направляется согласующим лицам. При положительном согласовании – переходит остальным участникам процесса для подписания.

В статусе «Заполнение» можно корректировать документ при необходимости, например, если в нем не хватает данных. Далее заполняющий отправляет на подпись представителю компании.

В статусе «Подписание» происходит подписание документа представителем компании, подписание документа сотрудником. Здесь важно использование Госключа (мобильного приложения) для создания юридически значимой подписи.

Также в процессе можно мониторить движение документа на подписание:

В статусе «Результат» есть возможность посмотреть/скачать архив подписанного документа:

Где хранятся подписанные документы?

В системе предусмотрено два раздела:

1. Сейф компании
   • Это хранилище всех документов компании.
   • По умолчанию доступ к сейфу есть у всех сотрудников. Администратор Битрикс24 и руководители отделов видят все документы компании, а обычные сотрудники — только свои.
2. Документы сотрудника
   • Это личное хранилище каждого пользователя.
   • Доступ к личным документам.
   • Руководители и администраторы имеют доступ к документам сотрудников.

Права доступа к сейфу и документам сотрудника гибко настраиваются администратором и руководителями отделов.

Финансовые преимущества

Битрикс24 КЭДО бесплатно доступен на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз. В отличие от большинства сервисов не требуется оплачивать:

• электронную подпись каждого сотрудника,
• доступ к КЭДО,
• каждый отправленный документ.

Битрикс24 КЭДО + 1С

С интеграцией Битрикс24 КЭДО + 1С можно:

• Подписывать кадровые документы онлайн в Битрикс24. Документы сразу попадут в 1С.
• Автоматически заполнять документы данными из 1С в процессе подписания.
• Создавать шаблоны документов для каждой компании и наполнять их данными из 1С.
• Синхронизировать расчетные листки и остатки отпусков. Сотрудники могут посмотреть нужную информацию прямо в Битрикс24.

КЭДО в Битрикс24 представляет собой полноценное решение для оптимизации кадрового документооборота, обеспечивающее:

• Значительную экономию ресурсов;
• Ускорение документооборота;
• Повышение эффективности HR-процессов;
• Улучшение имиджа компании;
• Полное соответствие законодательству РФ.