Автоматизация HR-процессов и сокращение сроков КЭДО на 60% для TouchOn

В результате компания получила полный переход кадрового документооборота в цифровой формат, сокращение срока подписания документов с 3–5 дней до 1 дня, ускорение согласования отпусков на 60%, снижение нагрузки на HR на 40% и исключение потери документов. Дополнительно внедрили прозрачность HR-процессов, централизованное хранение документов, повышение дисциплины согласований и ускорение внутренних коммуникаций. В кейсе рассказываем, как пришли к таким результатам.

Клиент

Компания TouchOn – российский разработчик комплексной системы автоматизации инженерных систем. Предлагает программно-аппаратный комплекс по управлению всеми инженерными сетями в рамках единой централизованной системы на базе проводных технологий.

Проблема

С ростом бизнеса и развитием партнерской сети кадровые процессы становились сложнее и менее управляемыми. Часть операций выполнялась вручную, что создавало ряд сложностей.

• Заявления, приказы и согласования оформлялись на бумаге или через email.
• Подписание документов занимало от нескольких дней.
• Документы терялись, статусы не фиксировались централизованно.
• HR и бухгалтерия тратили значительное время на ручную обработку и контроль.
• Отсутствовала прозрачность процессов, что увеличивало операционные риски.

Цель и задачи проекта

Требовалось внедрить систему электронного кадрового документооборота (КЭДО), автоматизировать HR-процессы и обеспечить прозрачное управление кадровыми документами в единой цифровой среде.

Ключевые задачи:

• обеспечить соответствие требованиям законодательства РФ по КЭДО;
• реализовать юридически значимое электронное подписание;
• интегрировать решение в существующую IT-инфраструктуру;
• обеспечить возможность масштабирования.

1. Обеспечили переход на электронный кадровый документооборот и централизованное управление документами

Кадровые документы обрабатывались вручную и хранились в разных источниках, что усложняло доступ и контроль документов. Мы внедрили КЭДО на базе Битрикс24 и перевели кадровый документооборот в цифровой формат.

В результате все кадровые документы формируются и хранятся в единой системе, обеспечено централизованное хранение и архивирование, а доступ к документам разграничен по ролям сотрудников.

2. Устранили ручную обработку заявлений и приказов за счет автоматизации бизнес-процессов

Ручное оформление заявлений и создание приказов занимало много времени и увеличивало нагрузку на HR. Мы настроили автоматизированные бизнес-процессы:

• цифровые заявления на отпуск с автоматическим запуском согласования,
• автоматическое формирование приказов на основании утвержденных заявлений,
• постановка задач участникам процесса на каждом этапе.

Исключена ручная обработка документов, одновременно снизилась нагрузка на HR и бухгалтерию, а обработка кадровых операций заметно ускорилась.

3. Настроили прозрачные маршруты согласования и контроль сроков

Отсутствие единой системы согласований приводило к задержкам и потере контроля над статусами документов.

Мы реализовали маршруты согласования между сотрудниками, руководителями и HR:

1. Настроили последовательные этапы согласования.
2. Внедрили автоматические уведомления.
3. Реализовали контроль сроков подписания документов.

Все этапы согласования теперь фиксируются в системе, исключены потери документов, а дисциплина исполнения задач значительно повысилась.

4. Внедрили юридически значимую электронную подпись

Подписание документов требовало физического присутствия или пересылки файлов, что замедляло процессы. Мы настроили встроенную электронную подпись Битрикс24:

1. Обеспечили соответствие требованиям законодательства РФ.
2. Реализовали подписание документов внутри системы.
3. Исключили необходимость бумажного документооборота.

Подписание документов ускорилось, операционные риски снизились, а юридическая значимость всех кадровых документов обеспечена в полном объеме.

5. Подготовили систему к масштабированию

При росте компании существующие процессы не обеспечивали необходимую гибкость и устойчивость. Обеспечили стабильную работу процессов:

• провели аудит текущих процессов,
• спроектировали схемы согласования,
• настроили шаблоны документов,
• внедрили регламенты работы с КЭДО,
• провели обучение сотрудников.

В итоге система адаптирована под требования бизнеса и законодательства, обеспечена готовность к масштабированию, а сотрудники быстро освоили новые процессы

Результаты

Внедрение КЭДО на базе Битрикс24 позволило системно автоматизировать кадровые процессы и повысить управляемость компании.

1. Сократили время согласования отпусков на 60%.
2. Уменьшили срок подписания документов с 3–5 дней до 1 дня.
3. Снизили нагрузку на HR на 40%.
4. Исключили потерю документов — 100% фиксация статусов.
5. Перевели кадровый документооборот полностью в цифровой формат.

Обратная связь от клиента

Юлия Матвеева, HR-менеджер:

Мы обратились к подрядчику, чтобы перевести кадровый документооборот в цифру. С ростом компании бумага и email стали тормозить процессы, особенно для удаленных сотрудников. Битрикс24 у нас уже был, а встроенный КЭДО позволил не подключать отдельный сервис — это стало ключевым фактором.

Выбрали эту команду за реальный опыт внедрения КЭДО и понятные, без лишнего усложнения, решения. Работали последовательно: разобрали процессы, настроили шаблоны и маршруты согласования, провели инструктаж, перешли в цифру. С нашей стороны потребовались УКЭП, МЧД, настройка КриптоПро и установка «Госключа» сотрудниками.

В результате согласование ускорилось, ручной контроль исчез, процессы стали прозрачными и удобными. Сотрудничество — конструктивное и профессиональное. Вопросы решались оперативно. Рекомендуем!